Create your own financial plan: A step-by-step guide

Got a brilliant business idea? Wonderful! But before you charge ahead into self-employment, a solid financial plan is essential. It forms the core of your business plan and serves as a compass for your company.

Here you'll find everything you need to know about creating a financial plan for your startup. We'll walk you through, step by step, how to put together a compelling financial plan that steers your company safely into the future and convinces investors of the economic viability of your idea. You can also use our free tool to build your financial plan efficiently and keep a clear overview at all times.

1. What is a financial plan, explained simply?

A financial plan is a document that compares expected income and expenses over a defined period (for example monthly or yearly). It can serve various purposes and may be drawn up for the long or short term as needed. For startup purposes, a financial plan should typically cover a span of at least 3 to 5 fiscal years in order to provide sufficient information to banks and investors. The plan is based on estimates and is therefore forward-looking. Its goal is to translate a company's business idea into numbers and to show whether the idea is realistic, economically worthwhile, and sustainable.

In addition to income and expenses, the financial plan also covers:

• Financial goals: What does the company aim to achieve within a given period?
• Strategies: Which measures will be taken to reach these goals?

2. Why should you create a financial plan?

The financial plan fulfills two essential functions that are decisive for the success of your business. First, it provides a clear overview of your financial needs, and second, it convinces potential funders of the profitability of your business idea.

a. It serves to manage your company's finances:

• Capital requirement: The financial plan calculates how much money you need to start and run your business.
• Liquidity: It safeguards your company's solvency and helps to avoid liquidity bottlenecks.
• Profitability: The financial plan determines whether your business idea is profitable and economically sustainable.
• Risk management: Thanks to the financial plan, you can identify financial risks early and take appropriate countermeasures.

b. It serves as the basis for financing options:

• Grants, investors and banks: A coherent financial plan is often a prerequisite for the approval of loans, grants and investments.
• Building trust: Based on the financial plan, capital providers assess whether they will get their invested money back, whether a profit is achievable within a foreseeable period, and whether follow-on financing will be required.

A well-thought-out financial plan delivers data-driven insights into your company's finances that help you make informed decisions, identify risks early, and optimize your financing options.

3. Financial plan structure – what belongs in a financial plan?

There are no fixed rules for how a financial plan must be structured. However, there are several elements that should be included in every financial plan. These are closely connected, with each one forming the basis for the next:

• Revenue and sales planning
• Cost planning
• Capital requirements plan
• Financing plan
• Profitability plan
• Liquidity plan

4. Financial planning made easy: tools and templates for creating your plan

When it comes to tools and templates for creating a financial plan, many options are available online. Free Excel templates are widespread, but they often require advanced Excel skills and aren't always easy to use.

A practical solution that resolves many of these issues is using a user-friendly tool. With such a tool, you can put together your financial plan quickly and easily, without needing advanced Excel skills.

Here you can use our free tool. It automatically calculates the most important key figures and turns the data you enter into clear charts and graphs.

It is also designed in a clear and intuitive way, which significantly simplifies the creation of your financial plan and saves you valuable time. By using such a tool, you can ensure that your financial plan is clearly structured and professionally presented, which in turn strengthens your persuasiveness toward investors and banks.

5. Build your financial plan step by step

5.1. Revenue and sales planning

Revenue planning and sales planning are closely linked, yet there is a clear difference between the two.

Sales refers to the number of products or services sold. Revenue, on the other hand, is the total amount you generate through these sales. To plan your sales, start by grouping your products into categories and then set prices for each product.

For information on how to determine the right price for a product, see our article on price calculation. For the first year, it is important to make detailed estimates broken down by month. For the following years, you can use annual estimates.

Since this is a new business, you cannot estimate the volume based on previous revenue. You should therefore rely on the market analysis, , the market potential and your marketing costs to determine the expected number of units sold. You should carry out these steps as part of your business plan. In the first fiscal year, lower sales are generally to be expected while you establish your company on the market.

Depending on the nature of your business, you should also take market-specific conditions into account, such as seasonal fluctuations. An ice cream parlor, for example, will sell more in spring and summer, while an online shop for gifts will record higher revenue during the holidays.

Once you have determined sales volumes, you can calculate revenue. Simply multiply the prices of your products by the sales volume. This gives you your gross revenue (including VAT). The formula is:

Revenue = Ʃ Sales price * Sales volume

Also consider whether you want to offer certain discounts on your products, and don't forget to include them in your revenue plan.

5.2. Kostenplanung

Mit einer guten Vorbereitung lassen sich die Kosten gut und präzise berechnen. Es gibt unterschiedliche Kriterien, nach denen man die Kosten teilen kann, aber grundsätzlich bei einer Gründung werden die Kosten in den folgenden Kategorien gegliedert:

a. Direkte Kosten

Die Absatzmenge bzw. die Produktionsmenge gibt Ihnen einen ersten Aufschluss darüber, wie viele Materialien bzw. Ressourcen Sie für die Herstellung der Produkte oder die Einbringung von Dienstleistungen brauchen. Diese Kosten stehen in direktem Zusammenhang mit der produzierten oder verkauften Menge und werden als direkte oder variable Kosten bezeichnet. Hierzu zählen Materialkosten wie z.B. Rohstoffe, Verpackungsmaterialien, Versandkosten, Akkordlohn usw.

b. Laufende Kosten

Im Gegensatz zu den direkten Kosten, die von der Beschäftigung und den erbrachten Leistungen abhängen, sind die fixen Kosten regelmäßig und müssen unabhängig vom Umsatz beglichen werden. Sie sind notwendig, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Zu den gängigsten Kosten in dieser Kategorie gehören:

• Miete und Nebenkosten für Räumlichkeiten
• Versicherungen
• Internet- und Telefongebühren
• Stromkosten
• Abschreibungen
• Buchhaltungskosten
• Steuerberatungskosten
• Kfz-Kosten

Es ist wichtig zu verstehen, dass Mischkosten sowohl fixe als auch variable Elemente umfassen. Ein Beispiel für Mischkosten sind die Betriebskosten von Maschinen. Die Grundkosten für Strom bleiben konstant, während sich die variablen Kosten je nach Intensität der Maschinennutzung erhöhen können.

c. Personalkosten

Personalkosten sind ein wesentlicher Bestandteil der laufenden fixen Kosten und sollten separat kalkuliert werden. Die Höhe der Personalkosten variiert je nach Rechtsform und Art des Unternehmens erheblich. Wenn Sie Mitarbeiter einstellen möchten, machen die Personalkosten in der Regel den größten Teil der betrieblichen Ausgaben aus. Berücksichtigen Sie bei der Kalkulation die Bruttogehälter, Sonderzahlungen und Lohnnebenkosten. Auch Ihr Gehalt als Geschäftsführer oder Geschäftsführerin sollte in die Berechnung einfließen.

d. Marketingkosten

Hier sollten Sie alle Kosten für Ihre Vertriebsmaßnahmen zusammenfassen. Je nach Zielgruppe sollten Sie entscheiden, in welche Kanäle Sie investieren möchten. In manchen Fällen kann Online-Marketing erfolgreich sein, während in anderen Fällen eine Mischung aus Offline- und Online-Marketing die richtige Strategie sein könnte.

5.3. Kapitalbedarf ermitteln – Investitions- und Gründungskosten berechnen

Um den Kapitalbedarf zu ermitteln, ist es entscheidend, die verschiedenen Kostenkomponenten sorgfältig zu analysieren. Dazu gehören die Gründungskosten, Investitionen wie die Anschaffung von Maschinen sowie die Kosten für die ersten Monate, in denen das Unternehmen noch keinen Gewinn erzielt. Zusammen mit dem Zeitraum, den Sie bis zum Break-even überbrücken müssen, können Sie so den Kapitalbedarf bestimmen.

Ein Beispiel für die Ermittlung des Kapitalbedarfs:

• Gründungskosten: Einmalige Kosten wie Notargebühren, Beratungsleistungen, Markteinführungskosten und andere anfängliche Ausgaben.
• Investitionen: Langfristige Anschaffungen wie Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und Betriebsausstattung.
• Kosten für die ersten Monate: Laufende Kosten, die anfallen, während das Unternehmen noch keine Einnahmen generiert, wie Mietkosten, Gehälter, Marketingausgaben und andere Betriebskosten.

Durch eine detaillierte Analyse dieser Kostenkomponenten können Sie den Gesamtkapitalbedarf Ihres Unternehmens realistisch einschätzen und sicherstellen, dass ausreichend finanzielle Mittel vorhanden sind, um den Geschäftsbetrieb erfolgreich zu starten und aufrechtzuerhalten.

5.4. Finanzierungsmöglichkeiten für dein Unternehmen

Jetzt haben Sie bereits die konkreten Zahlen und wissen genau, wie viel Geld Sie für einen erfolgreichen Start benötigen. Weiter geht es an die Finanzierung Ihres Unternehmens. Doch machen Sie sich keine Sorgen, Sie haben mehrere Möglichkeiten!

Es gibt zwei Hauptkategorien der Finanzierung:

a. Eigenkapital

Eigenkapital bedeutet, dass du dein eigenes Geld oder das von Investoren in dein Unternehmen investierst. Je höher dein Eigenkapitalanteil ist, desto besser ist deine Kreditwürdigkeit bei Banken und anderen Kreditgebern. Neben eigenen Ersparnissen können folgende Quellen für Eigenkapital genutzt werden:

• Eigene Gegenstände, die für den Betrieb des Unternehmens genutzt werden können, wie z.B. Maschinen oder Büromöbel
• Private Darlehen von Verwandten oder Freunden
• Erhöhung des Kapitals durch einen Geschäftspartner
• Staatliche Fördermittel, wie z.B. Gründungszuschüsse
• Beteiligungskapital – Investoren erhalten Anteile am Unternehmen im Austausch für Kapital
• Business Angels
• Crowdfunding

b. Fremdkapital

Fremdkapital stammt von externen Quellen wie Banken oder staatlichen Förderprogrammen. Bankdarlehen sind klassische Darlehen von Banken, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums zurückgezahlt werden müssen. Sie können kurz- oder langfristig sein, je nach deinen Bedürfnissen.

Förderdarlehen bieten staatliche Unterstützung mit günstigen Konditionen und flexibleren Rückzahlungsfristen. Ein Beispiel dafür ist der ERP Gründerkredit Startgeld von der KfW.

Ein erfahrener Unternehmensberater kann Ihnen helfen, die günstigsten Finanzierungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen zu finden. Der Staat bietet viele Förderprogramme, die einen Großteil oder sogar 100 Prozent der Beratungskosten abdecken. Ein Beispiel dafür ist das AVGS Coaching von BAFA.

5.5. Rentabilitätsplan (auch Profitabilitätsplan oder Gewinnprognose genannt)

Nun steht die Aufgabe an, einen Einblick in die Rentabilität deiner Geschäftsidee zu erhalten. Der Rentabilitätsplan ist von entscheidender Bedeutung, um zu ermitteln, ob deine Idee wirtschaftlich umsetzbar und langfristig rentabel ist. Er analysiert die erwarteten Einnahmen im Vergleich zu den prognostizierten Kosten über einen bestimmten Zeitraum. Als Ergebnis der vorangegangenen Berechnungen erhältst du einen groben Überblick über deinen erwarteten Gewinn.

Um jedoch eine realistische Einschätzung deines Gewinns zu erhalten, musst du die Umsatzsteuer und die Kosten für Zinsen im Falle eines Darlehens von der Gesamtsumme abziehen. Das Hauptziel des Rentabilitätsplans besteht darin, zu zeigen, ob deine unternehmerische Tätigkeit langfristig rentabel ist und ob sie in der Lage ist, alle betrieblichen und persönlichen Kosten zu decken sowie langfristig Gewinn zu erzielen.

Er ist ein essenzieller Bestandteil des Finanzplans, der auch bei Banken und Investoren eine bedeutende Rolle spielt. Anhand des Rentabilitätsplans entscheiden diese, ob sie dir ein Darlehen bewilligen. Dazu bedienen sie sich vor allem sogenannter Kennzahlen, die wichtige Aufschlüsse über die finanzielle Gesundheit und das Potenzial deines Unternehmens geben. Einige dieser Kennzahlen sind:

• ROI (Return on Investment)
• Break-Even-Point (der Punkt, an dem Erlöse und Kosten gleich sind und kein Gewinn oder Verlust erzielt wird)

Zudem unterstützt dich diese Analyse bei strategischen Entscheidungen, wie zukünftigen Investitionen.

5.6. Liquiditätsplan: Konzentrieren Sie sich auf finanzielle Reserven

Andererseits zeigt der Liquiditätsplan nicht, wie viel Umsatz du gemacht hast, sondern wie viel finanzielle Mittel dir zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Dies ist sehr wichtig, weil es zeigt, ob und wie gut dein Geschäft die laufenden Kosten decken und mit unvorhergesehenen Kosten, sogenannten finanziellen Engpässen, umgehen kann.

Hier ist ein Beispiel, das den Unterschied zwischen dem Rentabilitätsplan und dem Liquiditätsplan illustriert:

Stellen Sie sich vor, Sie führen eine Werbeagentur, die Marketingstrategien für Unternehmen entwickelt und durchführt. Sie nehmen einen Auftrag an, eine Kampagne für einen Kunden zu gestalten. Der Preis für deine Dienstleistung beträgt 3.000 Euro, und der Kunde zahlt den Betrag in einem Monat.

• Rentabilitätsübersicht: In diesem Fall würden Sie die erwarteten Einnahmen von 3.000 Euro in den Rentabilitätsplan eintragen, sobald der Vertrag abgeschlossen ist. Es wird also der erwartete Gewinn aus dieser Transaktion berücksichtigt, unabhängig davon, wann das Geld bezahlt wird.
• Liquiditätsplan: Im Gegensatz dazu würden Sie im Liquiditätsplan das Geld in dem Moment eintragen, in dem es tatsächlich ankommt. Wenn der Vertrag im März abgeschlossen wurde und das Geld im Mai bezahlt wird, würden Sie die 3.000 Euro als Eingang im Mai verbuchen. Dies ist entscheidend für den Liquiditätsplan, da er zeigen muss, wie viel flüssige Mittel Sie auf dem Konto in einem bestimmten Zeitraum haben, um laufende Kosten wie Gehälter, Mieten und weitere Ausgaben zu decken, während die Zahlung vom Kunden noch aussteht.

Im Wesentlichen konzentriert sich die Rentabilitätsübersicht auf den erwarteten Gewinn, während der Liquiditätsplan den tatsächlichen Geldfluss berücksichtigt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen zahlungsfähig bleibt.

6. Conclusion: the importance of a solid financial plan for a successful startup

A well-thought-out financial plan is fundamental for any business startup. It provides the necessary overview and convinces investors of the profitability of your idea. Use the available tools to plan revenue, costs and liquidity, identify potential risks early, and make targeted adjustments.

Also learn about the instruments available to you, such as grants and professional startup consulting, both of which are supported by the government. It is also wise to learn about the most common mistakes in financial planning and how to avoid them in order to maximize your chances of success.