Elabore usted mismo su plan financiero: guía paso a paso

¿Tiene una idea de negocio genial? ¡Excelente! Sin embargo, antes de lanzarse con entusiasmo al trabajo por cuenta propia, un plan financiero sólido resulta imprescindible. Constituye el núcleo de su plan de negocio y sirve de brújula para su empresa.

Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre la elaboración de un plan financiero para su proyecto empresarial. Le mostraremos, paso a paso, cómo crear un plan financiero convincente que conduzca a su empresa con seguridad hacia el futuro y persuada a los inversores de la viabilidad económica de su idea. Asimismo, puede utilizar nuestra herramienta gratuita para elaborar su plan financiero de forma eficiente y mantener siempre una visión clara.

1. ¿Qué es un plan financiero explicado de forma sencilla?

Un plan financiero es un documento que contrapone los ingresos y los gastos previstos a lo largo de un periodo determinado (por ejemplo, mensual o anual). Puede cumplir distintos fines y, según sea necesario, elaborarse a corto o a largo plazo. En el caso de una creación de empresa, el plan financiero debería cubrir, por regla general, un horizonte mínimo de 3 a 5 ejercicios económicos, con el fin de proporcionar suficiente información a bancos e inversores. El plan se basa en estimaciones y, por tanto, tiene una orientación de futuro. Su objetivo es plasmar en cifras la idea de negocio de la empresa y mostrar si es realista, económicamente rentable y sostenible a largo plazo.

Además de los ingresos y los gastos, el plan financiero incluye también:

• Objetivos financieros: ¿Qué pretende lograr la empresa en un periodo determinado?
• Estrategias: ¿Qué medidas se adoptarán para alcanzar dichos objetivos?

2. ¿Por qué conviene elaborar un plan financiero?

El plan financiero cumple dos funciones esenciales, decisivas para el éxito de su empresa. En primer lugar, ofrece una visión clara de sus necesidades financieras y, en segundo lugar, convence a los posibles financiadores de la rentabilidad de su idea de negocio.

a. Sirve para gestionar las finanzas de su empresa:

• Necesidad de capital: El plan financiero calcula cuánto dinero necesita para fundar su empresa y mantenerla en funcionamiento.
• Liquidez: Asegura la capacidad de pago de su empresa y ayuda a evitar problemas de liquidez.
• Rentabilidad: El plan financiero determina si su idea de negocio es rentable y económicamente sostenible.
• Gestión de riesgos: Gracias al plan financiero, podrá detectar a tiempo los riesgos económicos y adoptar las medidas correctoras adecuadas.

b. Sirve como base para las opciones de financiación:

• Subvenciones, inversores y bancos: Un plan financiero coherente suele ser un requisito imprescindible para la concesión de préstamos, subvenciones e inversiones.
• Generación de confianza: A partir del plan financiero, los proveedores de capital valoran si recuperarán el dinero invertido, si es posible obtener beneficios en un plazo razonable y si será necesaria una financiación adicional.

Un plan financiero bien meditado proporciona información basada en datos sobre las finanzas de su empresa, lo que le ayudará a tomar decisiones fundadas, detectar los riesgos a tiempo y optimizar las opciones de financiación.

3. Estructura del plan financiero: ¿qué debe incluir?

No existen reglas fijas sobre cómo debe estructurarse un plan financiero. No obstante, hay una serie de elementos que deberían figurar en todo plan financiero. Están estrechamente relacionados entre sí y cada uno sirve de base para el siguiente:

• Planificación de ventas e ingresos
• Planificación de costes
• Plan de necesidades de capital
• Plan de financiación
• Plan de rentabilidad
• Plan de liquidez

4. Planificación financiera sin complicaciones: herramientas y plantillas para elaborarla

En lo que respecta a herramientas y plantillas para elaborar un plan financiero, existen muchas opciones disponibles en Internet. Las plantillas gratuitas de Excel están muy extendidas, pero a menudo requieren conocimientos avanzados de Excel y no siempre son fáciles de usar.

Una solución práctica que resuelve muchos de estos problemas consiste en utilizar una herramienta de fácil manejo. Con este tipo de herramientas podrá elaborar su plan financiero de forma rápida y sencilla, sin necesidad de disponer de conocimientos avanzados de Excel.

Para ello puede utilizar nuestra herramienta gratuita. Calcula automáticamente los indicadores clave más importantes y transforma los datos introducidos en gráficos y diagramas claros e ilustrativos.

Además, está diseñada de forma clara e intuitiva, lo que facilita considerablemente la elaboración de su plan financiero y le ahorra un tiempo valioso. Utilizando una herramienta de este tipo, podrá asegurarse de que su plan financiero esté estructurado con claridad y presentado de manera profesional, lo que reforzará su poder de convicción frente a inversores y bancos.

5. Elaborar el plan financiero paso a paso

5.1. Planificación de ingresos y ventas

La planificación de ingresos y la de ventas están estrechamente relacionadas, pero existe una clara diferencia entre ambas.

Las ventas designan la cantidad de productos o servicios vendidos. Los ingresos, en cambio, representan el importe total que obtiene a través de dichas ventas. Para planificar sus ventas, comience clasificando sus productos en categorías y, a continuación, fije el precio de cada uno.

Encontrará información sobre cómo determinar el precio adecuado de un producto en nuestro artículo sobre el cálculo de precios. Para el primer año es importante realizar estimaciones detalladas, desglosadas por meses. Para los años siguientes podrá utilizar estimaciones anuales.

Dado que se trata de una nueva empresa, no podrá estimar el volumen a partir de ventas anteriores. Por ello deberá basarse en el análisis de mercado, , el potencial de mercado y los costes de marketing para determinar el número previsto de unidades vendidas. Estos pasos debe realizarlos en el marco de su plan de negocio. En el primer ejercicio cabe esperar, por regla general, un volumen de ventas menor, mientras consolida su empresa en el mercado.

Según el tipo de empresa, también deberá tener en cuenta las condiciones específicas del mercado, como las fluctuaciones estacionales. Una heladería, por ejemplo, venderá más en primavera y verano, mientras que una tienda online de regalos registrará mayores ingresos durante las fiestas.

Una vez determinado el volumen de ventas, podrá calcular los ingresos. Para ello, basta con multiplicar los precios de sus productos por el volumen de ventas. El resultado es su facturación bruta (con IVA incluido). La fórmula es:

Ingresos = Ʃ Precio de venta * Volumen de ventas

Considere también si desea ofrecer determinados descuentos en sus productos y no olvide incluirlos en su plan de ingresos.

5.2. Kostenplanung

Mit einer guten Vorbereitung lassen sich die Kosten gut und präzise berechnen. Es gibt unterschiedliche Kriterien, nach denen man die Kosten teilen kann, aber grundsätzlich bei einer Gründung werden die Kosten in den folgenden Kategorien gegliedert:

a. Direkte Kosten

Die Absatzmenge bzw. die Produktionsmenge gibt Ihnen einen ersten Aufschluss darüber, wie viele Materialien bzw. Ressourcen Sie für die Herstellung der Produkte oder die Einbringung von Dienstleistungen brauchen. Diese Kosten stehen in direktem Zusammenhang mit der produzierten oder verkauften Menge und werden als direkte oder variable Kosten bezeichnet. Hierzu zählen Materialkosten wie z.B. Rohstoffe, Verpackungsmaterialien, Versandkosten, Akkordlohn usw.

b. Laufende Kosten

Im Gegensatz zu den direkten Kosten, die von der Beschäftigung und den erbrachten Leistungen abhängen, sind die fixen Kosten regelmäßig und müssen unabhängig vom Umsatz beglichen werden. Sie sind notwendig, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Zu den gängigsten Kosten in dieser Kategorie gehören:

• Miete und Nebenkosten für Räumlichkeiten
• Versicherungen
• Internet- und Telefongebühren
• Stromkosten
• Abschreibungen
• Buchhaltungskosten
• Steuerberatungskosten
• Kfz-Kosten

Es ist wichtig zu verstehen, dass Mischkosten sowohl fixe als auch variable Elemente umfassen. Ein Beispiel für Mischkosten sind die Betriebskosten von Maschinen. Die Grundkosten für Strom bleiben konstant, während sich die variablen Kosten je nach Intensität der Maschinennutzung erhöhen können.

c. Personalkosten

Personalkosten sind ein wesentlicher Bestandteil der laufenden fixen Kosten und sollten separat kalkuliert werden. Die Höhe der Personalkosten variiert je nach Rechtsform und Art des Unternehmens erheblich. Wenn Sie Mitarbeiter einstellen möchten, machen die Personalkosten in der Regel den größten Teil der betrieblichen Ausgaben aus. Berücksichtigen Sie bei der Kalkulation die Bruttogehälter, Sonderzahlungen und Lohnnebenkosten. Auch Ihr Gehalt als Geschäftsführer oder Geschäftsführerin sollte in die Berechnung einfließen.

d. Marketingkosten

Hier sollten Sie alle Kosten für Ihre Vertriebsmaßnahmen zusammenfassen. Je nach Zielgruppe sollten Sie entscheiden, in welche Kanäle Sie investieren möchten. In manchen Fällen kann Online-Marketing erfolgreich sein, während in anderen Fällen eine Mischung aus Offline- und Online-Marketing die richtige Strategie sein könnte.

5.3. Kapitalbedarf ermitteln – Investitions- und Gründungskosten berechnen

Um den Kapitalbedarf zu ermitteln, ist es entscheidend, die verschiedenen Kostenkomponenten sorgfältig zu analysieren. Dazu gehören die Gründungskosten, Investitionen wie die Anschaffung von Maschinen sowie die Kosten für die ersten Monate, in denen das Unternehmen noch keinen Gewinn erzielt. Zusammen mit dem Zeitraum, den Sie bis zum Break-even überbrücken müssen, können Sie so den Kapitalbedarf bestimmen.

Ein Beispiel für die Ermittlung des Kapitalbedarfs:

• Gründungskosten: Einmalige Kosten wie Notargebühren, Beratungsleistungen, Markteinführungskosten und andere anfängliche Ausgaben.
• Investitionen: Langfristige Anschaffungen wie Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und Betriebsausstattung.
• Kosten für die ersten Monate: Laufende Kosten, die anfallen, während das Unternehmen noch keine Einnahmen generiert, wie Mietkosten, Gehälter, Marketingausgaben und andere Betriebskosten.

Durch eine detaillierte Analyse dieser Kostenkomponenten können Sie den Gesamtkapitalbedarf Ihres Unternehmens realistisch einschätzen und sicherstellen, dass ausreichend finanzielle Mittel vorhanden sind, um den Geschäftsbetrieb erfolgreich zu starten und aufrechtzuerhalten.

5.4. Finanzierungsmöglichkeiten für dein Unternehmen

Jetzt haben Sie bereits die konkreten Zahlen und wissen genau, wie viel Geld Sie für einen erfolgreichen Start benötigen. Weiter geht es an die Finanzierung Ihres Unternehmens. Doch machen Sie sich keine Sorgen, Sie haben mehrere Möglichkeiten!

Es gibt zwei Hauptkategorien der Finanzierung:

a. Eigenkapital

Eigenkapital bedeutet, dass du dein eigenes Geld oder das von Investoren in dein Unternehmen investierst. Je höher dein Eigenkapitalanteil ist, desto besser ist deine Kreditwürdigkeit bei Banken und anderen Kreditgebern. Neben eigenen Ersparnissen können folgende Quellen für Eigenkapital genutzt werden:

• Eigene Gegenstände, die für den Betrieb des Unternehmens genutzt werden können, wie z.B. Maschinen oder Büromöbel
• Private Darlehen von Verwandten oder Freunden
• Erhöhung des Kapitals durch einen Geschäftspartner
• Staatliche Fördermittel, wie z.B. Gründungszuschüsse
• Beteiligungskapital – Investoren erhalten Anteile am Unternehmen im Austausch für Kapital
• Business Angels
• Crowdfunding

b. Fremdkapital

Fremdkapital stammt von externen Quellen wie Banken oder staatlichen Förderprogrammen. Bankdarlehen sind klassische Darlehen von Banken, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums zurückgezahlt werden müssen. Sie können kurz- oder langfristig sein, je nach deinen Bedürfnissen.

Förderdarlehen bieten staatliche Unterstützung mit günstigen Konditionen und flexibleren Rückzahlungsfristen. Ein Beispiel dafür ist der ERP Gründerkredit Startgeld von der KfW.

Ein erfahrener Unternehmensberater kann Ihnen helfen, die günstigsten Finanzierungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen zu finden. Der Staat bietet viele Förderprogramme, die einen Großteil oder sogar 100 Prozent der Beratungskosten abdecken. Ein Beispiel dafür ist das AVGS Coaching von BAFA.

5.5. Rentabilitätsplan (auch Profitabilitätsplan oder Gewinnprognose genannt)

Nun steht die Aufgabe an, einen Einblick in die Rentabilität deiner Geschäftsidee zu erhalten. Der Rentabilitätsplan ist von entscheidender Bedeutung, um zu ermitteln, ob deine Idee wirtschaftlich umsetzbar und langfristig rentabel ist. Er analysiert die erwarteten Einnahmen im Vergleich zu den prognostizierten Kosten über einen bestimmten Zeitraum. Als Ergebnis der vorangegangenen Berechnungen erhältst du einen groben Überblick über deinen erwarteten Gewinn.

Um jedoch eine realistische Einschätzung deines Gewinns zu erhalten, musst du die Umsatzsteuer und die Kosten für Zinsen im Falle eines Darlehens von der Gesamtsumme abziehen. Das Hauptziel des Rentabilitätsplans besteht darin, zu zeigen, ob deine unternehmerische Tätigkeit langfristig rentabel ist und ob sie in der Lage ist, alle betrieblichen und persönlichen Kosten zu decken sowie langfristig Gewinn zu erzielen.

Er ist ein essenzieller Bestandteil des Finanzplans, der auch bei Banken und Investoren eine bedeutende Rolle spielt. Anhand des Rentabilitätsplans entscheiden diese, ob sie dir ein Darlehen bewilligen. Dazu bedienen sie sich vor allem sogenannter Kennzahlen, die wichtige Aufschlüsse über die finanzielle Gesundheit und das Potenzial deines Unternehmens geben. Einige dieser Kennzahlen sind:

• ROI (Return on Investment)
• Break-Even-Point (der Punkt, an dem Erlöse und Kosten gleich sind und kein Gewinn oder Verlust erzielt wird)

Zudem unterstützt dich diese Analyse bei strategischen Entscheidungen, wie zukünftigen Investitionen.

5.6. Liquiditätsplan: Konzentrieren Sie sich auf finanzielle Reserven

Andererseits zeigt der Liquiditätsplan nicht, wie viel Umsatz du gemacht hast, sondern wie viel finanzielle Mittel dir zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Dies ist sehr wichtig, weil es zeigt, ob und wie gut dein Geschäft die laufenden Kosten decken und mit unvorhergesehenen Kosten, sogenannten finanziellen Engpässen, umgehen kann.

Hier ist ein Beispiel, das den Unterschied zwischen dem Rentabilitätsplan und dem Liquiditätsplan illustriert:

Stellen Sie sich vor, Sie führen eine Werbeagentur, die Marketingstrategien für Unternehmen entwickelt und durchführt. Sie nehmen einen Auftrag an, eine Kampagne für einen Kunden zu gestalten. Der Preis für deine Dienstleistung beträgt 3.000 Euro, und der Kunde zahlt den Betrag in einem Monat.

• Rentabilitätsübersicht: In diesem Fall würden Sie die erwarteten Einnahmen von 3.000 Euro in den Rentabilitätsplan eintragen, sobald der Vertrag abgeschlossen ist. Es wird also der erwartete Gewinn aus dieser Transaktion berücksichtigt, unabhängig davon, wann das Geld bezahlt wird.
• Liquiditätsplan: Im Gegensatz dazu würden Sie im Liquiditätsplan das Geld in dem Moment eintragen, in dem es tatsächlich ankommt. Wenn der Vertrag im März abgeschlossen wurde und das Geld im Mai bezahlt wird, würden Sie die 3.000 Euro als Eingang im Mai verbuchen. Dies ist entscheidend für den Liquiditätsplan, da er zeigen muss, wie viel flüssige Mittel Sie auf dem Konto in einem bestimmten Zeitraum haben, um laufende Kosten wie Gehälter, Mieten und weitere Ausgaben zu decken, während die Zahlung vom Kunden noch aussteht.

Im Wesentlichen konzentriert sich die Rentabilitätsübersicht auf den erwarteten Gewinn, während der Liquiditätsplan den tatsächlichen Geldfluss berücksichtigt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen zahlungsfähig bleibt.

6. Conclusión: la importancia de un plan financiero sólido para una creación de empresa exitosa

Un plan financiero bien meditado es fundamental para cualquier creación de empresa. Ofrece la visión de conjunto necesaria y convence a los inversores de la rentabilidad de su idea. Utilice las herramientas disponibles para planificar ingresos, costes y liquidez, detectar a tiempo posibles riesgos y realizar ajustes específicos.

Infórmese también sobre los instrumentos que tiene a su disposición, como las subvenciones y el asesoramiento profesional para la creación de empresas, ambos respaldados por el Estado. Asimismo, conviene conocer los errores más frecuentes en la planificación financiera y aprender cómo evitarlos para maximizar sus posibilidades de éxito.