Finanzplan für die Gastronomie erstellen

Mit der Gründung eines gastronomischen Unternehmens kann man kaum etwas falsch machen. Oder etwa doch?

Ob mit Freunden oder alleine, ein leckeres Essen in einer angenehmen Atmosphäre: das genießen wohl die meisten. Das Errichten eines solchen Ortes ist dennoch nicht zu unterschätzen. Die Konkurrenz ist groß und anfangs oft schwer einzuschätzen. Dies ist auch ein Grund für die überdurchschnittlich hohe Misserfolgsquote im Gastronomie-Bereich. 

Um eine solche Szenario zu vermeiden, ist ein durchdachter Finanzplan unumgänglich.

Wie allseits bekannt, wird das Ausmaß des Finanzplans von der jeweiligen Businessbranche bestimmt. Wenn es um eine Gründung in der Gastronomie geht, muss mit größeren Investitionsausgaben gerechnet werden als beispielsweise beim Errichten eines Anwalt-Büros oder dem eines Steuerberaters.

Hierd möchten wir Ihnen einen Leitfaden zur Verfügung stellen, der Sie auf dem Weg in die  Selbstständigkeit und bei der Erfüllung Ihrer Ziele begleitet.

Wir zeigen Ihnen unter anderem, worauf Sie bei der Finanzplanung eines gastronomischen Unternehmens achten sollten, mit welchen Kosten in dieser Branche gerechnet werden muss und wo Sie anfangen können.

Menschen genießen im Restaurant

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Finanzplans beginnen, ist es ratsam, sich in der Vorbereitung mit den nun folgenden Punkten auseinanderzusetzen . Nur wenn Sie über ausreichend Informationen verfügen, können Sie eine realistische Prognose stellen und im späteren Verlauf unnötige Kosten sparen.

Die ersten zwei Punkte sind Teil der Unternehmensdarstellung Ihres Businessplans. Gleichzeitig stellen diese auch den Ausgangspunkt bei der Finanzplanung dar. Deswegen finden wir es sinnvoll, diese hier ebenfalls zu erwähnen.

1. Markt- und Wettbewerbsanalyse

Kennen Sie Ihre Branche. Hier geht es in erster Linie darum, den Markt, seine Entwicklung und Ihre Konkurrenten immer im Auge zu behalten.

Hierzu sollten Sie sich vor allem die folgenden Punkte vornehmen:

  1. Anzahl an Unternehmen in der Gastronomiebranche
  2. Betriebsarten (Cafes, Imbisshallen, Eisdielen, Restaurants usw.)
  3. Jahresumsatz und wie er unter verschiedenen Betriebsarten verteilt ist
  4. Anzahl an Beschäftigten, ihrer Vergütung und Ausbildung
  5. Unternehmensdemographie (diese zeigt unter anderem, wie viele neue Unternehmen die Anfangsjahre überleben und eine langfristig positive Entwicklung erzielen)
  6. Trends

Anschließend gehen Sie genauer auf die Statistiken, welche sich auf Ihre Marktnische beziehen, ein. Diese sind für Sie als Gründer von großer Bedeutung.

Erfahren Sie mehr über Marktentwicklungen, die durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern, den durchschnittlichen Umsatz pro Jahr sowie viele andere nützliche Informationen. Diese Daten werden Ihnen als Grundlage und Ausgangspunkt während der Planung Ihres Finanzplans behilflich sein.

Die Marktrecherche ist zeitaufwändig, hilft Ihnen aber bei der Bearbeitung des nächsten Punktes. Jener bezieht sich nämlich auf die Vorbereitungen der Umsatz- und Kostenplanung. Mehrere Informationen über die momentane Lage in der Gastronomie finden Sie hier.

Die Corona Krise hat gezeigt, wie wichtig eine gewisse Anpassungsfähigkeit für die Leitung eines Unternehmens ist. Deswegen ziehen Sie in Ihren Finanzplan unbedingt die neuesten Trends in Betracht. Überlegen Sie sich, ob die Online Bestellung und die Lieferung in ihrem Angebot mit inbegriffen sind.

2. Allgemeine Vorbereitungen und Annahmen

Haben Sie genügend Informationen über die Lage im Markt gesammelt? Gratulation. Sie haben den ersten und wichtigsten Schritt gemacht, um Ihren Traum in die Realität umzusetzen. Jetzt sind Sie bereit, mit den allgemeinen Vorbereitungen und Annahmen zu beginnen.

1. Unternehmensmerkmal

Denken Sie daran, was Ihre Besonderheit als Unternehmen ist. Welchen Mehrwert, im Vergleich zu Ihren Konkurrenten, bieten Sie den potentiellen Kunden? Was ist Ihr Alleinstellungsmerkmal?

Bieten Sie beispielsweise nur regionale und frische Produkte an oder bereiten Sie Speisen in nationaler Küche zu, die man nur selten irgendwo anders in der näheren Umgebung finden kann? Ein hervorragender Blick macht den Aufenthalt in Ihrem Restaurant besonders angenehm? Beschreiben Sie diese Vorteile in Ihrem Businessplan und nutzen Sie diese folglich in Ihrer Marketingstrategie, um weitere Kunden zu gewinnen.

2. Zielgruppe und Buyer Persona*

Dieser Punkt steht in enger Verbindung zur Positionierungsstrategie Ihres Unternehmens. Er bestimmt nämlich, wie Sie sich von Ihrer Konkurrenz abheben werden.

Haben Sie vor, mit einem wesentlich günstigeren Preis zu punkten? Oder müssen Ihre Kunden tiefer in die Hosentasche greifen, um sich Ihre Dienstleistungen leisten zu können?

Eine weitere Möglichkeit, die Kunden von sich zu überzeugen, ist beispielsweise die Nischenstrategie. In diesem Fall sind Sie auf ein stark eingegrenztes Marktsegment konzentriert und setzen sich durch Ihre einzigartigen Fähigkeiten und Kompetenzen von Ihrer Konkurrenz ab.

*Bei der Buyer Persona geht es um eine fiktive Person, die Ihren idealen Kunden darstellt. Durch das zuteilen bestimmter Eigenschaften, geben Sie der Kundschaft ein konkretes Gesicht. So werden Bedürfnisse, Überlegungen und Handlungen der eigenen Kundschaft ersichtlicher, wodurch Sie Ihr Angebot optimal ausrichten können.

3. Wählen Sie Ihre Rechtsform aus

Eine universelle, vorgeschriebene Rechtsform für gastronomische Betriebe gibt es in Deutschland nicht. Dennoch treten die meisten Unternehmen dieser Branche in den folgenden Formen auf:

  • Einzelunternehmen
  • GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
  • OHG (Offene Handelsgesellschaft) und GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)

Welche Forme ist die Richtige für Sie? Um dies bestimmen zu können, stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Wie viele Mitarbeiter wird es geben?
  • Wer haftet in einem Schadenfall?
  • Mit wie viel Kapital kann ich gleich zu Beginn rechnen? Um eine GmbH zu registrieren, braucht man zum Beispiel Stammkapital von 25 000 Euro.
  • Wie hoch darf die Verwaltungskosten einer Rechtsform sein?

Da abhängig Ihrer Rechtsform die Unternehmen unterschiedlich besteuert werden, raten wir Ihnen, über die verschiedenen Möglichkeiten mit einem Gründungsberater und/oder Rechtsanwalt zu besprechen.

4. Personal

Um den Arbeitsablauf in seinem Fluss optimieren zu können, seien Sie bei der Personalplanung realistisch.

  • Welche Fachleute brauchen Sie und wie viele?
  • Wer ist wofür zuständig?
  • Wie viel beträgt der durchschnittliche Lohn Ihrer künftigen Arbeitskräfte?

5. Standort

Ein guter Standort spielt vor allem für neue Unternehmen eine große Rolle. Insbesondere in der Gastronomie ist der Standort für die Zukunft ihres Unternehmens entscheidend. Nehmen Sie hier unbedingt Rücksicht auf die Bedürfnisse ihrer Buyer Persona (siehe auch Definition: Punkt 2). Faktoren wie Parkmöglichkeiten, Besonderheiten in der Umgebung und Straßenverkehr sollten hierbei berücksichtigt werden.

6. Woher werden Sie die möglichen Zutaten besorgen?

Ein gutes Essen besteht nicht nur aus Leidenschaft, sondern auch aus guten Zutaten. Auf der Suche nach den richtigen Partnern versuchen Sie preiswerte Optionen zu finden, aber Vorsicht: auf keinen Fall an Qualität sparen.

Nicht nur Qualität und Preis, sondern auch eventuelle Lieferwege sollten hierbei bedacht werden. Ein kurzer Lieferweg ist beispielsweise vorteilhaft, wenn Sie schnelle Leistung bieten wollen.

Frische Zutaten

7. Planungshorizont des Finanzplans bestimmen

Im Falle einer Kreditbewilligung, bevorzugen Banken und Investoren meist einen vorrausschauenden Finanzplan. Daher ist ein weiter Planungshorizont während der Planung von Vorteil.

3. Umsatz und Absatzplanung

Verwechseln Sie beim Schreiben Ihres Finanzplans nicht den Absatz mit dem Umsatz. Zwischen beidem gibt es eine klare Abgrenzung. Unter Absatz versteht man die Stückzahl verkaufter Einheiten (egal ob es hier um ein Produkt oder eine Dienstleistung geht). Der Absatz gibt keine Geldwerte an, sondern ausschließlich Stückzahlen.

Im Gegensatz dazu gibt der Umsatz an, wie viel Geld durch den Verkauf erwirtschaftet wurde. Ein anderes Wort für den Umsatz ist auch Erlös. Er wird wie folgt berechnet:

UMSATZ = Menge (Absatz)*Preis

Um den Umsatz kalkulieren zu können, müssen Sie zunächst:

  1. Die eigenen Produkte/Dienstleistungen genau darlegen. Wenn Sie zum Beispiel verschiedene Lunchpakete anbieten, werden hier Frühstück, Brunch, Mittag und Abendessen als genaue Definition des Produkts bezeichnet.
  2. Die Verkaufspreise für die verschiedene Angebote festlegen.
  3. Eine Schätzung der Anzahl an Kunden vornehmen. Auch eine Planung der verkauften Lunchpakete pro Zeiteinheit ist erforderlich (verkaufte Frühstücke pro Tag, Monat usw.)

Um diese realistisch prognostizieren zu können, stellen Sie sich die folgenden Fragen: Wie viele Speise können Sie pro Zeiteinheit (pro Tag, pro Morgen, Mittag usw.) vorbereiten und wie viele können Sie verkaufen?

Sie haben 20 Tische und 80 Stühle. Ihre maximale Kapazität läge somit bei 80 Brunches zeitgleich. Nehmen wir an, es gäbe eine zweite Belegung aller 80 Stühle. Dann benötigen Sie 160 Brunch-pakete um alle Kunden zufriedenstellen zu können. Angenommen Sie bieten zwei verschiedene Brunch-pakete an.

Das erste verkaufen Sie für 15,00 € und das zweite für 12,00 €. Im Durchschnitt verdienen Sie also 13,50 € pro Mahlzeit. Das gleicht 2160,00 € Umsatz nur durch Brunch-pakete pro Tag (Nicht zu verwechseln mit Gewinn).

Es ist sinnvoll, sich ein Bild des bestmöglichen Szenarios, also der Vollauslastung, zu machen. Gehen Sie jedoch, insbesondere als Gründer, nicht davon aus, dass die Anzahl an Kunden bereits von Anfang an so groß sein wird.

Versuchen Sie, am Anfang nur mit einem kleinen Prozent der Auslastung zu rechnen. Dieser steigt im Laufe der Zeit allmählich an. Um nicht von bösen Überraschungen überrascht zu werden,  sollten Sie hierbei einen Puffer miteinberechnen. Erstellen Sie beispielsweise ein Szenario, in welchem es keinen Erlös in den ersten zwei bis drei Monaten gibt.  Die Kapazitätsauslastung beträgt somit 15%. Sie steigt aber in den nächsten Monaten und im Folgejahr an. Am Ende des Folgejahres beträgt sie bereits 40%.

Wir haben Ihnen nun ein Beispiel gegeben, damit Sie sich den Prozess bildlich vorstellen können. Natürlich sollten Sie diese Annahmen ausschließlich auf Basis von ausführlichen Marktrecherchen machen. Hier helfen Ihnen beispielsweise Partnerschaftsgespräche, Branchenberichte, Trendforschungen usw.

Wenn es Ihnen möglich ist, können Sie auch versuchen, eigene Befragungen zu erstellen. Führen Sie diese mit ihren potentiellen Kunden durch, um wertvolle Informationen direkt von ihnen einzuholen.

Wiederholen Sie diese Prozedur auch mit den anderen Produkten, die Sie im Angebot haben, um den gesamten Umsatz berechnen zu können.

Der Umsatz und die Kosten bedingen sich gegenseitig. Je höher Ihr Einkommen, desto höher fallen die Kosten aus. Daher ist es sehr wichtig, dass man hier möglichst realistische Einschätzung abgibt

4. Kostenplanung

1. Materialkosten -Wareneinsatz

Die Kosten, die direkt mit dem Ertrag steigen oder fallen beziehungsweise die bei der Vorbereitung Ihrer Speisen anfallen, werden als Material oder Wareneinsatzkosten bezeichnet. Deswegen werden sie auch Variable oder umsatzabhängige Kosten genannt. Wenn Sie übersteigerte Qualität wünschen, werden Sie vermutlich höhere Materialkosten in Kauf nehmen müssen. Die qualitativen Zutaten sind meistens teurer, führen aber in jedem Fall zu köstlichen Spezialitäten.

2.Personalkosten

Unter Personalkosten versteht man alle Kosten, die durch den Einsatz der Angestellten entstehen. Diese stellen häufig die größten Auszahlungskosten dar. Deshalb sollte hier eine genaue Überprüfung erfolgen. Ein beliebter Fehler hierbei: Neue Gründer vergessen oft auch das eigene Gehalt einzuplanen. Je nach der Rechtsform des Unternehmens, wird dieses entweder als Geschäftsführergehalt (bei Kapitalgesellschaften) oder als Privatentnahme (bei Personengesellschaften) berechnet. 

Die Personalplanung sollte außerdem zum Umsatzwachstum passen. Eine höhere Auslastung der Kapazität könnten Sie ohne ausreichend Personal nicht erwarten.

Insbesondere in der Gastronomiebranche sollte man Rücksicht auf die saisonalen Effekte nehmen und die Anzahl der Mitarbeiter darauf abstimmen. Ein Stammteam bildet die Grundlage jedes erfolgreichen Unternehmens. Eine weitere Möglichkeit für eine Personalerweiterung ohne ein Ausweiten des Stammpersonals, stellt das Engagieren von Teilzeitkräften und/oder Mini-jobbern dar.

3. Marketingkosten

Wenn Sie die Marketingkosten bestimmen, überlegen Sie sich, welche Auswirkungen bestimmte Kosten nach sich ziehen. Versuchen Sie diese genau dort zu investieren, wo es sich lohnt.

  • Durch welche Marketingmittel könnten Sie Ihre gewünschten Kunden (die Zielgruppe) auf sich aufmerksam machen?

Das hängt von Ihren Eigenschaften ab. Um beispielsweise Studenten anzuziehen, müssen Sie unter Umständen eine andere Marketingstrategie verwenden, als bei einem Mittelständler. Dasselbe gilt auch für Marketingkanäle.

Verstehen Sie die Marketingausgaben nicht als unangenehme Kosten, sondern als Quelle Ihrer Umsätze.

4. Betriebskosten

Betriebskosten werden auch als Fixkosten bezeichnet. Anders als Materialkosten, sind sie nicht von der Produktionsmenge abhängig. Hier gibt es einige Beispiele:

  • Die Miete
  • Mietnebenkosten
  • Buchführung
  • Die Gebühren für das Internet usw…

5.Gründungskosten und Investitionen

Unter Gründungskosten versteht man den gesamten Aufwand für die Schaffung der rechtlichen Existenz des Unternehmens. Diese fallen nur einmalig bei der Gründung Ihres Unternehmen an.  Die Gründungskosten hängen von der Rechtsform ab und fallen dementsprechend unterschiedlich hoch aus.  Grundsätzlich zählen die Folgenden dazu:

  • Gebühren für die Gewerbemeldung
  • Eintrag ins Handelsregister (nicht erforderlich bei der Form Einzelunternehmen, erforderlich aber bei GmbH)
  • Anwalts und Notarkosten
  • Gründungsberatungskosten
  • Kosten für einen Steuerberater
  • Genehmigungskosten – je nach Bewirtungsangebot besteht die Möglichkeit, dass man eine sogennante Gaststättenerlaubnis benötigt (bspw.: beim Verkauf von Alkohol)

Mit Investitionen werden Wirtschaftsgüter (Anlagevermögen), die länger als ein Jahr im Unternehmen genutzt werden, bezeichnet. Die Auszahlungen für die Investitionen sind im Liquiditätsplan inbegriffen, gelten aber nicht als Kosten.

Die Investitionen werden beispielweise für die Anschaffung von Maschinen und/oder technischen Geräten benötigt. Einrichtungsgegenstände aus der Küche und/oder Sanitäranlagen werden hierdurch ebenfalls gedeckt. Unterteilen Sie diese in entsprechende Segmente (Investitionen, die unter Objekt Einrichtung anfallen, Investitionen, die unter Küche Einrichtung ausfallen usw.).

Haben Sie zum Beispiel 60 000 € für die Küchenplanung einkalkuliert, benennen Sie jede einzelne Ausgabe zusammen mit Ihrem Preis, wie folgt:

  • Herd: 2000 €
  • Kühltruhe: 1400 €
  • Kochgeschirr: 800 € usw.

Denken Sie unbedingt daran, dass ein Unternehmen ohne Digitalpräsenz heutzutage nicht vorangehen kann. Daher ist es von großer Bedeutung, eine Webseite (idealerweise mit Option für Online Bestellung) für Ihr Unternehmen einzurichten. Berücksichtigen Sie hierbei auch die Ausgaben zur Erstellung einer Webseite, wenn Sie die Investitionen berechnen.

Eine andere Komponente der Investitionen sind auch die Erneuerungsinvestitionen. Um mit dem Markt Schritt zu halten, sollte man von Zeit zu Zeit irgendeine Novitäten einführen.

6. Liquidität und Finanzierung

Der Liquiditätsplan stellt die erwarteten Ein- und Auszahlungen innerhalb eines festgelegten Zeitraums gegenüber. Er dient unter anderem als Vorschau des Cash-flow (z. Dt.: Geldfluss) welcher sich automatisch aus vorherigen Angaben im Finanzplan ergibt.

Da Umsatz und Zahlungseingang oft nicht übereinstimmen, hilft uns der Liquiditätsplan dabei, der Entwicklung des Cash flow zu folgen. Somit werden beispielsweise mögliche Liquiditätsengpässe rechtzeitig erkannt. Der Liquiditätsplan dient dazu, diese zu vermeiden und entsprechende Gegenmaßnamen rechtzeitig ergreifen zu können.

Unvorhergesehene Kosten und verzögerte Einzahlungen sind Risiken eines jeden Unternehmens, dennoch, oder gerade deswegen, sollten hier Liquiditätsreserven bzw. Sicherheitspositionen eingeplant werden. Diese Reserven werden meist durch Eigenkapital sowie unterschiedliche Finanzierungsmöglichkeiten abgedeckt. In erster Linie allerdings sollte das Eigenkapital vorrangig zur Finanzierung verwendet werden.

In Deutschland gibt es verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten. Meist handelt es sich dabei um das Existenzgründerdarlehen.

Einige andere sind zum Beispiel die folgenden:

  • Gründer-Stipendium
  • Personen im eigenen Kreis (Familie und Freunde)
  • Investoren
  • unterschiedliche Förderkredite
  • Business Angels
  • Crowdfunding usw.

An dieser Stelle im Finanzplan sollten Sie außerdem darlegen, wie Sie planen, die Anfangsinvestitionen abzudecken.

Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie über ein gewisses Eigenkapital verfügen, sich zusätzlich aber noch für ein Darlehen entschieden haben. In jenem Fall sollten sie folgendermaßen vorgehen:

  1. Führen Sie zunächst die Höhe des eigenen Kapitals sowie die des Kredits an. Vergessen Sie hierbei nicht den Zeithorizont, über den Sie den Existenzgründerdarlehen zurückzahlen müssen und den Zinssatz.
  2. Ist damit ein zeitloses Puffer an Liquiditätsreserven garantiert? Wenn nicht, versuchen Sie weitere Finanzierungsmöglichkeiten zu finden oder unnötige Kosten zu sparen. Die Zahlungsfähigkeit sollte immer sichergestellt werden.

7. Rentabilität

Zum Schluss sollte der Finanzplan, Ihnen als zukünftige Geschäftsleitung, Antwort auf die wichtigsten Frage geben:

  • Lohnt sich Ihre Geschäftsidee?
  • Sind die Voraussetzungen erfüllt, um Gewinn erwirtschaften zu können?
  • Decken Sie damit Ihre Kosten und erzielen Sie letzendlich auch Rohgewinne?
  • Werden Sie in der Lage sein, den eigenen Lebensunterhalt zu bestreiten und sich auch noch einiges zu leisten?

Die Rentabilitätsrechung gibt einen klaren Aufschluss darüber.

Eine Rentabilitätsrechnung stellt die geplanten Erträge dem geplanten Aufwand gegenüber und umfasst in der Regel drei volle Geschäftsjahre. Jener Teil stellt die eigentlich erwartete Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens dar.

money plan

Die wesentliche Komponente einer Gewinn- bzw. Verlustrechnung berechnet man am besten folgendermaßen:

  1. Berechnen Sie den Rohgewinn; Rohgewinn = Umsatzerlöse – Direkte Kosten
  2. Setzen Sie nun den Rohgewinn von den Gründungs-, Personal- und Betriebskosten sowie den Abrechnungen. Daraus ergibt sich das Betriebsergebnis; Betriebsergebnis = Rohgewinn – Gründungs-, Personal- und Betriebskosten
  1. Anschließend kalkulieren Sie das Ergebnis der Steuer, indem Sie mögliche Zinsen vom Betriebsergebnis abziehen.
  1. Zum Schluss erhalten Sie nun entweder einen Gewinn (Netto) oder eine Verlustzahl. Möglich ist allerdings auch, eine Dies ist vor allem am Ende des ersten Geschäftsjahres üblich. Lassen Sie sich davon aber nicht entmutigen. Viele Firmen werden das erste Abschlussjahr ohne Gewinn vollenden. Was zählt, ist die Möglichkeit, dies in näherer Zukunft ändern zu können; Netto Gewinn=Ergebnis vor Steuer-Steuer 

Nachdem Sie den Finanzplan erstellt haben, folgt der nächste Schritt und zwar die SWOT Analyse. Hier geht es um Feststellung Ihrer Stärken, Schwächen, Chanchen und Risiken, damit konkrete Strategien abgeleitet werden. 

Wie Sie selbst sehen können, muss man vor der Gründung eines gastronomischen Vorhabens auf vieles achten. Es ist völlig normal, dass Sie sich manchmal davon überfördert fühlen. Glücklicherweise stehen Ihnen viele Unterstützungsmöglichkeiten zur Verfügung. Eine davon ist das AVGS Coaching, das wir anbieten. Es enthält 12 Module, die alle relevanten Themen vor einer Gründung bearbeiten. Darüber hinaus wird es hundertprozentig durch die Arbeitsagentur gefördert und damit für Sie kostenlos. Nutzen Sie Ihre Chance aus.

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